O virtuálních a hybridních akcích jen dobře. Nebo ne?

Published by Václav Dančo v AKTUALITY · Neděle 04 Dub 2021
Tags: hybridní, akce, virtuální, akce, event, marketing, promotér, pořadatel, konference

Proměna účastníka v pasivního diváka

Tzv. pandemie vyprázdnila hlediště, tribuny, sály a většinu dalších dějišť akcí (event venues). To logicky podpořilo hledání nových forem, jak akce, představení, turnaje, koncerty a všechno ostatní dostat k cílovým skupinám. Nejjednodušší jsou samozřejmě prosté přenosy děje pomocí audiovizuálních, vysílacích či streamovacích technologií: prázdné hlediště či tribuna nebo sál a na scéně (ať už ji tvoří cokoli a kdokoli) se odehrává totéž, co by se odehrálo s diváky, hosty, návštěvníky či zákazníky. Nic víc. Ořezáno o atmosféru a zážitky osobní účasti. Ořezáno o většinu emocí z toho plynoucích. Zpestřeno „jen“ počtem kamer, pestrostí záběrů a šikovností obrazové režie. Například účastník koncertu s jeho neopakovatelnou atmosférou živé hudby a často geniem loci se proměňuje v diváka u televize nebo monitoru či s mobilem v ruce. Aspoň, že to je živě, tedy live. Jako bych tam, byl… Bude to stačit, myslíte? Nebude. Dokonce ani možnost opakovaného shlédnutí ze záznamu a unikátní záběry nenahradí přítomnost člověka na akci, kterou chce zažít. A prožít. Nemluvě třeba o kvalitě obrazu a zvuku. Poslechněte si Mozarta živě v podání symfonického orchestru v sále nebo doma na chytré televizi. Snad ještě poznáte rozdíl.

Ale nehledejme v tomto úvodu nářky, přenosy i záznamy jsou v dané době skvělé a díky bohu a produkcím za ně. Ať jde o Aidu v divadle nebo o Rytíře Kladno na ledě. Třeba si na to mnozí i zvyknout a bude to pro ně příjemnější. Mnozí však určitě ne. Smyslem tohoto zamyšlení je přiblížit možnosti produkce virtuálních a hybridních akcí dále za prostý přenos obsahu.

Stručně si objasněme pojmy:

Co je virtuální akce

Virtuální akce (událost) – virtual event – je událost, která je zprostředkovaná prostřednictvím internetu a jejím účelem „je poskytnout účastníkům této události možnost komunikovat mezi sebou tak, aby byly odbourány všechny problémy, které brání k plynulé konverzaci mezi nimi” (kurzívou citace Wikipedie). Pro možnost pořádat takové události ve virtuálním prostoru se dynamicky vyvinuly a dále vyvíjejí platformy virtuálních akcí (nejen Zoom, v dalším dílu tohoto seriálu poznámek vám jich zde předložíme hned celou řadu, jejich možnosti jsou inspirativní). Výhodou těchto platforem je nejenom obrazové a zvukové propojení účastníků, ale i možnosti vytvářet skupiny, časové osy programu, sdílet dokumenty a další zdroje a odkazy, možnost vybrat a přizpůsobit si obsah a program pro každého účastníka. Ideální třeba pro konference, ovšem coffee break a koláček si dáte jen ve firemní kuchyňce nebo doma v obýváku či pracovně.

Sledujte další díl na blogu DANCO.CZ:

„Vybírejte platformy pro virtuální události”

(vyjde 6. 4. 2021)

Zveřejníme ho i zde na našem Blogfoliu.

Co je hybridní akce

Hybridní akce je spojení virtuální akce s „živou“ akcí. Třeba tak, že počet účastníků konference je limitován. Důvody mohou být různé, vynucené i racionálně zvolené: pandemické restrikce, velikost prostoru konání, efektivita produkce apod.

Můžete tak uspořádat třeba konferenci pro 30 účastníků v sále a neomezený počet na virtuální platformě. Nebo limitovaný, samozřejmě. Můžete si hrát s cenou „vstupného“ a dalšími parametry pro účastníka in-person a účastníka virtuálního. Ale jedno je zásadní: akce musí být atraktivní pro všechny. Účastník připojený přes virtuální platformu určitě nechce jen koukat a poslouchat, jak báječně si to ti na místě užívají.

Tipy a inspirace pro virtuální a hybridní akce

Jako pro každý event i zde je klíčová otázka Proč? – proč akce existuje a co si z ní má účastník odnést.
Klíčové je zapojení účastníků, přítomných i virtuálních a režie přechodů mezi reálným a virtuálním prostředím. Jak a čím je zapojíme v sále a ve virtuálním prostředí? Jak obě prostředí pro všechny zkombinujeme?
Nejen prostý „datový“ obsah, ale i zde tvoříme zážitky a vzbuzujeme emoce.
Smyslem akcí je účastníky spojovat. Co je na akci spojuje?
Co takhle rozdělit akci do několika dílů? Využijte efekt seriálu nebo postupných kroků a růstu.
Může být skvělé, když si účastník bude moci vybrat a zvolit další krok a míru svého zapojení (aktivního nebo pasivního).
Kdy je v průběhu akce nezbytné, aby se účastník zapojil aktivně a pouze pasivně nesledoval dění?
Akce musí mít kratší sekvence. Časování a tempo využíváme pro udržení pozornosti.
Využijte kreativní předěly a přestávky s hudbou, návodem k pohybu nebo tipem na občerstvení (lze připravit již v propozicích v obdob před akcí).
Vyberte vhodnou platformu pro svou virtuální či hybridní akci: s možnostmi, stabilitou a obslužnou kapacitou.
Slibte a udělejte z akce uspořádaný grafický i audiovizuální záznam a výstupy: skicy, dokumenty, prezentace, nahrávky, sestřihy. Můžete je i samostatně zpoplatnit nebo po akci (!) nabídnou k prodeji i zájemcům, kteří se akce neúčastnili.
Nepodceňujte pro hybridní a virtuální akce moderování. Naopak! Je zde ještě důležitější než na standardních formátech akce. Využívejte klidně i sdílené moderování mezi oběma prostředími, moderátor ze sálu se střídá s moderátorem z virtuálního světa. Udržíte tak vazbu a zapojení všech účastníků. Virtuálně připojení účastníci budou mít také někoho „na své straně“.
Striktně dodržujte časový plán. A když píši striktně, myslím striktně!
Pořádně připravte všechny aktéry (řečníky, hosty, umělce…): naučte je dobře ovládat platformu, ať jsou v sále nebo také jen ve virtuálním připojení. Ať nehledají, jak pustit svoji prezentaci. Žádné zmatené pohledy: „Už jsem vidět?“ nebo „Slyšíme se?“ či „Je tam už ten slajd?“ Každý musí vědět, jak se připojit, odpojit, podívat na dotazy na chatu, posunout svoji prezentaci, pustit doprovodné video.
Udělejte vždy jednotný programový formát pro odpovědi na dotazy. Využijte chat i možnost dotazu ze sálu nebo z viruálního prostředí. Dotazy potřebují online redakci a režii. Využijte i možnost offline přípravy a výběru dotazů, například o přestávkce či do dalšího dílu akce.
Ušetřete čas a usnadněte si režii pomocí předtáček či odkazů na stránky, videa, stažení pracovních dokumentů apod. Hodí se to třeba pro profily spíkrů, nemusíte je před jejich příspěvkem podrobně představovat.
Zrychlujte a zpomalujte tempo. Řeka také neplyne pořád stejně.
Zpestřete program, použijte znělky, fotky, karikatury, videa, prostřihy, předtáčky atd.
Sjednoťte design akce (event branding) včetně všech použitých prezentací, titulků a další grafiky. Udělejte pro akci šablony prezentací (včetně limitu počtu slajdů) a dokumentů pro všechny aktéry. Zkontrolujte si čitelnost dodaných prezentací a dodržení šablony. Podívejte se na ně očima účastníka v sále i na virtuálním rozhraní. Zkuste si to, dá se to učíst a ukoukat?
Zapojte marketingové partnery a sponzory do své akce. Tipy na marketingová spojení najdete již brzy v členské sekci na mém webu (osobní web autora článku: danco.cz). Chcete o členské sekci vědět ještě dříve, než ji zveřejním? Klikněte zde.

Pomůžeme Vám i s Vaší akcí:

příprava, konzultace, testování i produkce.

KONTAKTUJTE NÁS.